Dalam mana-mana perkhidmatan atau jualan, selalunya berlaku rasa tidak puas hati dari sisi pelanggan adalah disebabkan oleh perbezaan jangkaan (“Expectation Gap). Pelanggan bayangkan Mee Goreng Mamak mestilah kering, diletakkan limau yang telah dibelah, timun yang telah dihiris serta sos cili sedikit. Sedangkan tidak semua Mee Goreng Mamak dihidangkan sebegitu.
Sama juga dalam perkhidmatan penyediaan Penyata Kewangan. Ianya terdapat jurang yang besar diantara imaginasi Pelanggan dan cara sebenar proses penyediaan Penyata Kewangan. Dalam artikel ini saya kongsikan analogi penyediaan Penyata Kewangan vs Mee Goreng Mamak. Pelik bukan perbezaannya. Jom kita baca.
Kemain Laju siap Mee Goreng Mamak.
“Anneyy, Mee Goreng Mamak satu!!”
“Siapppp…!”
Tak sampai setengah jam, dah sampai Mee Goreng Mamak atas meja kita. Pantas.
Kemain Lembab Nak Buat Penyata Kewangan.
“Tuan, ini semua dokumen yang Tuan perlukan, esok boleh siap?
“Maaf Tuan, ini akan ambil masa 2 minggu untuk diproses”
Kenapa ini berlaku? Tuan Puan perlu faham penyediaan Penyata Kewangan melalui beberapa proses yang langsung tidak sama dengan proses menyiapkan Mee Goreng Mamak.
Bahan-Bahan Yang Diperlukan
Bahan-bahan Mee Goreng Mamak semuanya disediakan oleh tukang masak. Jadi tukang masak sudah sedia menyediakan Mee Goreng Mamak tanpa ada masalah bahan yang tidak cukup. Bawang, cili, minyak, mee semua telah sedia sebelum ianya disorder.
Lain kisahnya dengan Penyata Kewangan. Bahan-bahannya disediakan oleh pelanggan sendiri. Akauntan yang dah berpengalaman “seribu” tahunpun tak mampu nak sediakan bahan-bahan untuk membuat Penyata Kewangan pelanggan. Apa bahan-bahan yang dimaksudkan?
- Bank Statement
- Invoice
- Supplier invoice
- Resit-resit belanja
- Rekod tunai
- Perjanjian-perjanjian seperti perjanjian sewa, sewa beli kenderaan dan lain-lain
- Ringkasan jadual gaji perkerja
- Dokumen rasi seperti boring KWSP, SOCSO, Zakat dan sebagainya
Jika pelanggan gagal memberikan bahan yang lengkap, bagaimana harus Penyata Kewangan itu dapat disiapkan. Selalunya berlaku kelewatan kerana tak cukup bahan.
Sebagai Pelanggan bijak, pastikan semua bahan bahan menyediakan Penyata Kewangan disimpan rapi. Bila diperlukan terus bagi. Ini antara perkara paling utama perlu dititik beratkan oleh Pelanggan jika mahukan Penyata Kewangan disiap sepantas Mee Goreng mamak.
Cara Menyediakan
Mee Goreng Mamak disediakan tanpa perlu bertanya pada pelanggan, bahan-bahan ini beli dimana, bagaimana ianya dibeli, bila ianya dibeli, kenapa beli bahan yang ini? Semuanya tak perlu tanya. Pandai-pandai la tukang masak tu masukkan apa bahan yang ada dan terus masak ikut style masakannya.
Menyediakan Penyata Kewangan perlu tau secara terperinci setiap “bahan-bahannya”. Bila, dimana, mengapa, berapa. Jika dalam bahan atau dokumen sediakan telah tertulis semua, mudahlah kerja menyediakan Penyata Kewangan.
Dalam banyak-banyak dokumen disediakan pasti ada pelbagai transaksi yang tiada penerangan terperinci. Pasti ada transaksi yang tidak diketahui apa tujuannya. Setelah semua transaksi lain direkodkan, maka tinggallah sedikit perkara-perkara yang perlukan penjelasan.
Sebagai pelanggan, kita perlu respon segera perkara tersebut. Jangan mudah mengatakan tidak tahu kerana kesannya akan meresikokan atau merugikan kita. Jadi, usaha untuk ingat Kembali transaksi tersebut dan jawab sepantas mungkin. Jika tidak, ianya akan menjadi Penyata Kewangan tergantung tidak sempurna.
Beratur Panjang.
Bab beratur panjang ini sebenarnya sama sahaja situasi dengan Mee Goreng Mamak. Jika masa kita order dah ramai orang lain yang order awal, kita kena bersabar. Tak boleh nak siap cepat Mee Goreng Mamak kita.
Sama kisahnya dengan menyediakan Penyata Kewangan. Bagi pihak penyedia Penyata Kewangan selalu telah memberi garis masa, bila perlunya hantar dokumen. Pastinya siapa yang awal dan dokumen sempurna akan siap lebih cepat. Siapa yang hantar lambat akan beratur menunggu giliran untuk Penyata Kewangan disediakan.
Jadi, sebagai pelanggan kita perlu beriakan dokumen seawall mungkin. Dan sentiasa respon dengan Akauntan yang menydiakan Penyata Kewangan kita.
Semakan Demi Semakan
Mee Goreng Mamak yang telah dimasak terus dihantar kepada pelanggan. Ianya tidak diperiksa atau disemak oleh mana-mana pihak, pemilik kedai, cashier ataupun pembantu tukang masak.
Penyata Kewangan perlu disemak beberapa peringkat keran ianya perlu tepat dan sempurna untuk disiapkan. Bagi firma yang menyediakan Penyata Kewangan mereka perlu menjaga profesionalisme mereka kerana kesilapan dalam menyediakan Penyata Kewangan boleh mengakibatkan lessen mereka ditarik semula.
Ini adalah antara 4 situasi antara Mee Goreng Mamak dengan Penyata Kewangan. Tidak dinafikan, ada juga firma yang memang lambat menyiapkan Penyata Kewangan walaupun semua telah diberikan awal. Ini kemungkinan kurang tenaga kerja yang berpengalaman dalam menyediakan Penyata Kewangan.
Kesimpulan yang boleh kita hadam dari kisah Mee Goreng Mamak vs Penyata Kewangan adalah, kita perlu memberikan Kerjasama panuh kepada Akauntan. Ianya Kerjasama antara dua pihak iaitu Akakuntan dan juga Pelanggan.
Semoga artikel ini memberi manfaat kepada Tuan/Puan dan bantulah rakan-rakan lain untuk mendapat manfaat yang sama dengan kongsikan di media sosial anda.